Offsite Meeting planen: Leitfaden für Führungsteams

Ein Offsite Meeting ist nur so gut wie seine Vorbereitung. Wer sein Führungsteam für einen Tag aus dem Tagesgeschäft holt, braucht ein klares Ziel, den passenden Rahmen und einen Ablauf, der Konzentration und Erlebnis in Balance hält. Dieser Leitfaden führt Sie in sechs Schritten durch die Planung – und zeigt, wie sich ein Hubschrauberflug ab München als Auftakt eines Strategie-Meetings einplanen lässt, ohne dass die Arbeit zu kurz kommt.

• Format: Strategie-Meeting in der Luft mit anschließendem Workshop am Boden

• Preis: ab 1.950 € pro Flug für bis zu 5 Personen, im Airbus H145 4.580 € für bis zu 8 Personen

• Startort: Heliport Taufkirchen bei München, Willy-Messerschmitt-Straße 1

• Angebot: innerhalb eines Werktags nach Ihrer Anfrage

• Geeignet für: Vorstands- und Management-Meetings, Führungs- und Projektteams, wichtige Kunden

Die Kabine als Besprechungsraum: Über Headsets bleibt das Team während des Fluges im Gespräch.

Schritt 1: Das Ziel des Offsite Meetings festlegen

Der Begriff sagt es bereits: Ein Offsite findet außerhalb des gewohnten Arbeitsumfelds statt. Der Ortswechsel ist jedoch Mittel, nicht Zweck. Bevor Sie eine Location suchen, sollte feststehen, welche Entscheidung am Ende des Tages getroffen sein soll – die Jahresplanung, eine Neuausrichtung, die Prioritäten für das nächste Quartal oder schlicht ein belastbareres Miteinander im Führungskreis.

Ein einziges, präzise formuliertes Ziel trägt weiter als eine Agenda mit fünf Punkten; Teilnehmerkreis, Dauer und Ort leiten sich daraus ab.

Schritt 2: Teilnehmerkreis und Format bestimmen

Ein Management Offsite mit fünf Personen folgt anderen Regeln als ein Team Offsite mit vierzig. Kleine Runden erlauben tiefe Diskussionen und schnelle Entscheidungen; größere Gruppen brauchen Moderation und Zeitpuffer.

Für die Hubschrauber-Komponente ist die Gruppengröße die entscheidende Planungsgröße: Bei HELIGOLF fliegen im Airbus H125 und H135 bis zu 5 Gäste pro Helikopter, im Airbus H145 bis zu 8 Gäste. Größere Teams werden in mehrere Flüge aufgeteilt – laut Firmenevents-Seite sind Betriebsausflüge mit 40 Personen an einem Nachmittag machbar.

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Schritt 3: Die Offsite Location – Nähe schlägt Distanz

Die Region München ist Sitz von acht der elf bayerischen DAX-Unternehmen – so viele börsennotierte Unternehmen wie in keiner anderen deutschen Großstadt, wie das Referat für Arbeit und Wirtschaft der Landeshauptstadt angibt. Entsprechend dicht sind die Kalender der Entscheider. Eine Offsite Location, die weit entfernt liegt, kostet Reisezeit, die im Programm fehlt.

Der Hubschrauber verschiebt diese Rechnung. Der Tegernsee liegt nach Angaben der örtlichen Tourismusorganisation rund 50 Kilometer südlich von München auf 725 Metern Höhe – ein klassisches Ziel für Klausuren mit Bergblick. Wer weiter hinaus will: Laut HELIGOLF-Charterseite erreicht der Helikopter Kitzbühel in 29 Minuten und Zürich in 74 Minuten Flugzeit ab München.

Kitzbühel in 29 Minuten, Zürich in 74 Minuten: Die Flugzeit ab München ersetzt die Anreise, die sonst den halben Offsite-Tag verschlingt.

Auch ohne Landung am Zielort wirkt der Perspektivwechsel: Ein Flug entlang der Alpen zeigt die Zugspitze, mit 2.962 Metern Deutschlands höchster Berg, von dessen Gipfel laut Betreiberseite der Blick auf 400 Gipfel in vier Ländern reicht.

Die Zugspitze aus dem Hubschrauber: Der Alpenrand liegt nur eine kurze Flugzeit von München entfernt.

Schritt 4: Zeitplan und Ablauf am Tag selbst

Das HELIGOLF-Paket „Münchner Perspektiven – Das Strategie-Meeting in der Luft“ ist für genau diesen Zweck konzipiert. Der Ablauf nach Beschreibung auf der Website:

1. Empfang Ihrer Gäste in der Lounge am Standort Taufkirchen bei München

2. Exklusiver Rundflug über die Münchner Skyline, den Englischen Garten und die Allianz Arena – wahlweise 30 oder 60 Minuten Flugzeit

3. Kommunikation während des Fluges über Kopfhörer, sodass Eindrücke direkt besprochen werden können

4. Anschließender Workshop oder Debriefing in einem privaten Raum, optional mit Business-Catering

Für den Rest des Tages empfiehlt sich eine einfache Regel: Der Flug eröffnet, die Arbeit folgt. Planen Sie den Workshop-Block direkt nach der Landung ein, solange die Eindrücke frisch sind, und halten Sie den Nachmittag für Entscheidungen frei. Alle Flüge sind laut HELIGOLF CO₂-kompensiert.

Headsets an Bord: Das Gespräch im Führungskreis läuft während des Fluges weiter.

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Schritt 5: Hubschrauber und Budget festlegen

Drei Optionen kommen für ein Offsite ab München infrage. Die Preise stammen von der HELIGOLF-Website und verstehen sich als Ab-Preise pro Flug; der Charterflug wird individuell als Festpreis angeboten.

Option	Flugzeit	Preis ab	Personen
Münchner Perspektiven – Strategie-Meeting	30 oder 60 Minuten	1.950 €	bis 5
VIP Strategie-Meeting im Airbus H145	30 oder 60 Minuten	4.580 €	bis 8
Charterflug zum Wunschziel	nach Ziel, z. B. Kitzbühel 29 Min.	Festpreis auf Anfrage	bis 8

Zur Einordnung der Muster: Der Airbus H145 befördert laut Hersteller in der Standard-Transportkonfiguration 8 Passagiere, fliegt mit 241 km/h Reisegeschwindigkeit und hat mit Standardtanks eine Reichweite von rund 650 Kilometern. Der Airbus H135 ist laut Airbus für einen oder zwei Piloten und 5 bis 6 Passagiere ausgelegt, mit einer Reichweite von bis zu 626 Kilometern.

Im Charterpreis sind laut HELIGOLF Flugzeit inklusive Start und Landung, Landegebühren, Luftverkehrsteuer, Organisation und bis zu 2 Stunden 30 Minuten Wartezeit vor Ort enthalten. Wer die Alpen als Ganztagesprogramm einplanen möchte, findet im Beitrag Incentive-Reise ab München: Ein Tag über den Alpen ein passendes Beispiel.

Schritt 6: Nachbereitung – und der Weg zur Anfrage

Ein Offsite endet nicht mit der Landung. Halten Sie Entscheidungen noch am selben Tag schriftlich fest, benennen Sie Verantwortliche und setzen Sie einen Termin für den ersten Check-in. So wird aus dem Erlebnis ein Ergebnis.

Für die Buchung genügt eine Anfrage mit Datum, Personenzahl und Ihrem Wunsch. HELIGOLF meldet sich laut eigener Angabe innerhalb eines Werktags mit einem Angebot; Flugfenster, Gruppeneinteilung und Catering werden anschließend gemeinsam abgestimmt. Bei ungeeignetem Wetter wird der Termin kostenfrei verschoben.

Offsite Meeting anfragen

Alle Pakete, Preise und das Anfrageformular finden Sie auf der Seite Teamevent und Firmenevents mit dem Hubschrauber. Für Flüge zu einem Ziel Ihrer Wahl steht die Seite Hubschrauber chartern ab München bereit.

Häufige Fragen zum Offsite Meeting mit Hubschrauber

Wie lange im Voraus sollte ein Offsite Meeting mit Hubschrauberflug angefragt werden?

Das Angebot kommt laut HELIGOLF innerhalb eines Werktags. Flugfenster und Gruppeneinteilung werden danach gemeinsam festgelegt. Je früher Sie anfragen, desto mehr Termine stehen zur Auswahl.

Was passiert, wenn das Wetter am Tag des Offsites nicht mitspielt?

Bei ungeeignetem Wetter verschiebt HELIGOLF den Termin kostenfrei. Eine Wettergarantie kann es beim Fliegen nicht geben; planen Sie den Workshop-Teil deshalb so, dass er auch ohne Flug durchführbar bleibt.

Wie viele Personen passen in einen Hubschrauber?

Im Airbus H125 und H135 bis zu 5 Gäste, im Airbus H145 bis zu 8 Gäste. Größere Teams werden auf mehrere Flüge verteilt.

Kann das Team während des Fluges miteinander sprechen?

Ja. Laut Paketbeschreibung kommunizieren die Gäste während des Fluges über Kopfhörer, sodass Eindrücke direkt geteilt und Gespräche fortgeführt werden können.

Quellen

• Airbus Helicopters: H145 – https://www.airbus.com/en/products-services/helicopters/civil-helicopters/h145

• Airbus Helicopters: H135 – https://www.airbus.com/en/products-services/helicopters/civil-helicopters/h135

• Tegernsee Tourismus: Der Tegernsee – https://www.tegernsee.com/

• Bayerische Zugspitzbahn: Die Zugspitze – https://zugspitze.de/de/Zugspitze

• Landeshauptstadt München, Referat für Arbeit und Wirtschaft: Standort-Fakten – https://www.munich-business.eu/standort-muenchen/standort-fakten.html

• HELIGOLF: Firmenevents und Teamevents, Charter, Strategie-Meeting in der Luft